Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung, sau khi được cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành thành văn bản chính thức sẽ là cơ sở, tài liệu chỉ dẫn để ra quyết định quản lý ở các cấp. Trong phục vụ nguồn tài nguyên thông tin, để không vi phạm Quyền tác giả (QTG), các thư viện phải định ra một số chính sách liên quan đến QTG giúp cho việc giải quyết các vấn đề thực tiễn cụ thể trong những tình huống khác nhau và giúp cho việc thống nhất kế hoạch phục vụ tại các bộ phận chức năng. Dưới góc độ quản lý, các chính sách liên quan đến QTG cần phải xây dựng trong một thư viện bao gồm chính sách về quyền truy cập, chính sách sử dụng các sản phẩm thông tin, chính sách đối với dịch vụ sao chụp tài liệu, chính sách đối với dịch vụ cho thuê và mượn tài liệu, chính sách sử dụng dịch vụ sản xuất sách nói, chính sách đảm bảo an toàn thông tin nhằm hạn chế vi phạm QTG… Các thư viện cần công bố chính thức trên trang web của mình các chính sách này, coi đó là một trong những minh chứng chứng tỏ thư viện bảo đảm thực hiện đúng các quy định pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ và QTG.

1. Chính sách về quyền truy cập liên quan đến QTG

Hiện nay, trong bối cảnh nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện có xu hướng tăng lên và lượng người truy cập nguồn tài nguyên điện tử cũng ngày càng tăng lên, các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, CSDL toàn văn với các loại hình tài liệu sách, luận văn, luận án, CSDL online, CSDL offline, các bộ sưu tập số, tài liệu đa phương tiện (CD-ROM, băng cassette, băng video, băng DVD...) ngày càng nhiều. Để có thể hạn chế vi phạm QTG trong việc truy cập nguồn tài nguyên điện tử, các thư viện cần xây dựng chính sách về quyền truy cập. Trong nội dung của chính sách này cần quy định rõ những loại tài liệu điện tử nào được phép sử dụng và mức độ giới hạn sử dụng như thế nào cho từng đối tượng người sử dụng (NSD), đặc biệt là những tài liệu đang được thư viện đưa lên phục vụ thông qua cổng thông tin và trang web của thư viện. Một cổng thông tin và trang web được bảo vệ khi chỉ cho phép truy nhập có giới hạn, phải có đăng ký tài khoản và mật khẩu truy cập. NSD muốn sử dụng các dịch vụ hoặc xem thông tin phải đăng nhập bằng tên và mật khẩu của mình. Nếu NSD không được cấp quyền truy cập thì NSD sẽ không thể truy nhập được nội dung thông tin đưa lên cổng thông tin và trang web đó. Việc bắt buộc phải đăng ký tài khoản truy cập này giúp các thư viện có thể quản lý được vấn đề truy cập các CSDL của NSD. Từ đó có thể biết và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm QTG trong việc sử dụng tài liệu điện tử tại thư viện như tải dữ liệu về, in ấn tài liệu vượt giới hạn cho phép qua việc kiểm tra các phiên làm việc của NSD.

2. Chính sách sử dụng các sản phẩm thông tin liên quan đến QTG

Các sản phẩm thông tin của thư viện dù mua hay do thư viện tự tạo lập cũng phải được quy định rõ ràng những trường hợp nào NSD được quyền sử dụng và những trường hợp nào không được quyền sử dụng theo quy định về QTG. Ví dụ:

+ Đối với Bản tin điện tử: các thư viện cần phải đưa ra các quy định bằng văn bản trong việc cập nhật bản tin và vấn đề trích dẫn nguồn trên bản tin điện tử. Đối với những thông tin do thư viện sưu tầm từ nguồn khác, thư viện cần phải ghi rõ nguồn đã sưu tầm bao gồm tên tác giả bài viết, tên báo - tạp chí đăng tải bài viết. Đối với những thông tin do thư viện biên soạn, thư viện cũng cần ghi rõ tên thư viện mình. Việc làm này giúp NSD tránh trường hợp trích dẫn thông tin mà không ghi rõ nguồn gốc, giúp NSD khi trích dẫn những thông tin trên bản tin điện tử sẽ biết được mình đang sử dụng nguồn tin từ đâu, nguồn tin này có giá trị đối với việc trích dẫn hay không.

+ Đối với các Bộ sưu tập số: các thư viện cần phải quy định rõ loại hình tài liệu nào được phép sao chụp và giới hạn được phép sao chụp tối đa 10% tổng số trang của tài liệu số nhằm mục đích nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Đồng thời cần quy định rõ phương thức sử dụng và phạm vi truyền bá bộ sưu tập số theo quy định của pháp luật về QTG.

+ Đối với CSDL trực tuyến - online (mua hoặc thuê quyền truy cập từ các nhà cung cấp ở trong nước và ở nước ngoài bao gồm CSDL báo – tạp chí, CSDL luận văn – luận án, CSDL sách điện tử,...) cần phải đưa ra những chính sách sử dụng theo đúng pháp luật về QTG trong nước và quốc tế, đặc biệt là CSDL trực tuyến mua từ các nhà cung cấp nước ngoài, để khi đưa vào sử dụng có thể tránh được những tranh chấp về bản quyền.

Giữa thư viện và nhà cung cấp cần đưa ra những cam kết về QTG được quy định chặt chẽ và cụ thể trong hợp đồng mua CSDL trực tuyến. Khi cung cấp dịch vụ sử dụng CSDL trực tuyến cho NSD, thư viện cần tuân thủ hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, làm tốt công tác bảo hộ bản quyền số, đồng thời phải bảo vệ lợi ích sử dụng của NSD. Do việc mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến chủ yếu thực hiện thông qua việc ký hợp đồng, nên muốn tránh tình huống nhà cung cấp CSDL tước đoạt quyền sử dụng hợp pháp của NSD qua hợp đồng thì các điều khoản về “sử dụng hợp lý” được quy định trong pháp luật về QTG cần được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng.

Đối với việc mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến, thư viện cần yêu cầu nhà cung cấp bổ sung các điều khoản về quyền “sử dụng hợp lý” vào trong hợp đồng nhằm tránh xảy ra tranh chấp về QTG và bảo vệ lợi ích của thư viện, của NSD. Cần quy định rõ một khi CSDL nảy sinh vấn đề xâm phạm QTG mà lỗi không phải do thư viện và NSD, dẫn đến việc tác giả của tài liệu trong CSDL đòi bồi thường, hoặc do vấn đề QTG mà CSDL bị các cơ quan quản lý nhà nước về QTG hoặc Hiệp hội Quyền sao chép Việt Nam kiểm tra niêm phong thì mọi trách nhiệm pháp luật và kinh tế đều do nhà cung cấp CSDL trực tuyến chịu trách nhiệm. Trong điều khoản hợp đồng mua bán cần ghi rõ cho phép thư viện có quyền căn cứ theo quy định về “sử dụng hợp lý” để sao chép ít nhất một bản nhằm mục đích lưu trữ trong thư viện và NSD được phép sao chép dưới 10% tổng số trang của tài liệu số nhằm mục đích nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Bên cạnh đó hợp đồng cần quy định rõ phương thức sử dụng và phạm vi truyền bá CSDL trực tuyến.

Như vậy, trong nội dung của hợp đồng thuê, mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến các thư viện cần lưu ý đến những yếu tố sau:

- Kỳ hạn của hợp đồng:

Thông thường hợp đồng thuê, mua các CSDL trực tuyến của các nhà cung cấp có hiệu lực trong kỳ hạn ban đầu là 12 tháng được tính từ ngày ký kết hợp đồng. Hợp đồng sẽ được gia hạn thêm sau kỳ hạn ban đầu nếu thư viện tiếp tục trả phí thuê mua. Các nhà cung cấp sẽ cung cấp cho thư viện những thay đổi về kỳ hạn thuê mua sau 60 ngày kể từ khi có sự thay đổi kỳ hạn.

Trong trường hợp thư viện vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng, các nhà cung cấp sẽ ngưng cung cấp việc truy cập tới các CSDL mà không hoàn lại bất cứ khoản tiền nào cho đến khi thư viện khắc phục những vi phạm đó. Nếu sau 30 ngày mà các vi phạm không được khắc phục, các nhà cung cấp có quyền chấm dứt hợp đồng thuê mua.

- Những điều kiện các nhà cung cấp cho phép thực hiện và không được thực hiện:

• Những điều kiện cho phép thực hiện:

1. Thư viện được phép xem toàn văn và tra cứu nội dung trong các CSDL trực tuyến đã thuê mua;

2. Thư viện được phép đăng tải hoặc in nội dung trong các CSDL đã thuê mua cho NSD thư viện;

3. Thư viện được phép cho NSD thực hiện việc sao chụp tối đa đến 10% tổng số trang của tài liệu theo đúng quy định về QTG của pháp luật quốc tế và Việt Nam.

• Những điều kiện không cho phép thực hiện:

1. Thư viện không được cho phép hay tạo những điều kiện thuận lợi để NSD truy cập tới những vị trí không được phép trong các CSDL đã thuê mua;

2. Thư viện không được phép bán, bán lại, cho thuê, cấp phép hay chuyển giao những CSDL đã thuê mua;

3. Thư viện không được phép xóa hay di dời bất cứ định dạng trong các nhan đề, thay đổi những thông tin về QTG hay những ghi chú trong các CSDL.

- Về điều khoản lưu trữ: thư viện có thể lưu trữ lại những nội dung trong các CSDL đã mua khi:

1. Thư viện tiếp tục cam kết thực hiện quyền đảm bảo an toàn và hạn chế trong việc sử dụng các CSDL như đã qui định trong hợp đồng.

2. Thư viện trả phí thuê mua để tiếp tục truy cập vào các CSDL này, và chấp nhận những kỳ hạn, điều kiện tương thích của các nhà cung cấp.

- Về trách nhiệm pháp lý:

+ Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về bất cứ sự cố, thiếu sót hay hư hỏng nào từ các CSDL đã thuê mua. Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm do sự phân phát đường truyền Internet, sự gián đoạn các dịch vụ hay bất cứ sai lầm của các nhà xuất bản được quy định trong hợp đồng.

+ Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về các sự cố của phần cứng và phần mềm máy tính, đường truyền thông tin, nhà cung cấp dịch vụ internet hay các dịch vụ không được quy định trong hợp đồng và các thiết bị được dùng để truy cập tới các CSDL đã thuê mua [3].

Thư viện và NSD nào vi phạm pháp luật về QTG phải chịu những hình phạt đã được quy định trong Luật Việt Nam và quốc tế và bị đình chỉ giao dịch với các nhà cung cấp.

(Còn nữa)